日本での就職・転職をお考えの外国人の方で、事務職に興味をお持ちの方は少なくありません。  

外国人でも事務職に就くことは可能ですが、人によっては事務職に就くためには資格の変更やスキルの取得が必要な場合もあります。  

より納得のいく仕事探しを実現するためにも、事務職に求められるスキルや在留資格の種類を理解しておくことは重要です。  

今回は、外国人が事務職に就くために必要なスキルや資格、外国人が日本で仕事を探すおすすめの方法についてご紹介します。  

事務職に就きたい外国人の方はぜひ参考にしてください。

事務職とは、書類の作成や整理、データの入力、電話対応など、他の社員がスムーズに仕事をすることができるよう事務系の業務を請け負うことでサポートする職種です。  

専門的な知識や高度なスキルが求められないケースも多くあるため、日本で働くことにまだ慣れていない外国人の方にも人気があります。  

事務職の業務内容は、会社の規模や配属される部署によってまちまちで、「〇〇事務」という形でより細かく職種が分かれている場合も多くあります。  

同じ事務職であっても職種が違えば業務内容や働き方が全く違うので、応募する前に求人をしっかりと確認し、その職種について深く理解しておくことが大切です。

外国人の方の採用数も多く、人気の高い事務職を6種類ご紹介します。  

日本語での読み書きやコミュニケーションスキルに自信がない方でも挑戦しやすい職種や、外国人の方ならではの活躍の仕方を詳しく解説します。

営業事務とは営業職がおこなう商談がよりスムーズに進むように事務作業を通してサポートする仕事です。

具体的な業務内容としては見積書や契約書、発注書、納品書、受領書、請求書といった各種書類の作成や取引先とのメール・電話等の対応、在庫管理など多岐に渡ります。

作成する書類については基本的にフォーマットが決まっているので、慣れれば日本語での処理も進めやすくなるでしょう。

近年では海外企業を相手にした商談をおこなう企業は多く、外国出身ならではの語学力が書類等の事務作業で発揮できる機会も増えています。

また、電話対応や来客の応対ではネイティブならではの自然なコミュニケーションスキルが役立つでしょう。

経理事務の仕事は、会社におけるお金の出入りをルールに則って記録する業務です。  

このルールは基本的に世界各国でよく似ているため、母国で会計学を学んだ経験がある人にとっては日本版のルールを覚えるのはそこまで難しくありません。  

専門用語は多いですがマスターさえしてしまえば日本国内のどの企業でも活かせるスキルなので、汎用性の高い専門職といえるでしょう。

人事・労務事務はその名前からもわかる通り人事業務と労務業務を担当する事務職です。

人事・労務として1つの職種にまとめられている場合も多いですが、会社の規模によってはそれぞれ別の部門として分かれている場合もあります。

人事事務は新卒・中途の採用、社員の育成・研修、評価制度の整備や社内異動の管理などを担当します。

それに対して労務事務は社員に支払う給与の計算・管理や福利厚生の整備、社会保険料の手続きなどを担当します。

両者の共通点としては自社の社員に関する業務を担っている点があり、人事は直接社員と関わる一方で労務は事務手続きの比重が高い特徴があるといえるでしょう。

人事・労務の仕事内容は基本的にどの企業でもよく似ているので、こちらも非常に汎用性の高い技術を培うことができます。

外国人従業員が多くいる企業では、複雑な書類を外国語に翻訳したり外国人ならではの悩みに応える社内制度を整備したりと、外国人社員だからこそできる活躍の仕方も多くあるでしょう。

庶務は一般事務と呼ばれることもあり、オフィスでおこなわれる事務的な作業全般を請け負う仕事です。

メールや電話、来客の対応や郵便物の発送、パソコンやデスク周りの備品の管理などその業務は幅広いです。 

一つ一つの仕事内容としては専門的なスキルや知識のいらない簡単なものばかりなので、日本の会社で働くこと自体に慣れていない方でも挑戦しやすい仕事といえます。

また、庶務の仕事のひとつにデータ入力と呼ばれる、パソコンでデータを記録する仕事があります。

会社によってはこのデータ入力をひとつの職種として募集している場合があります。

基本的なパソコンの操作と日本語での入力ができればしっかり活躍できる職種であり、在宅ワークも可能な求人が増えているのでおすすめです。

パソコンであれば変換機能で漢字なども記録しやすいので、数字以外に文字も入力する作業であっても、日本語に自信がない方でも挑戦しやすいといえるでしょう。

インターネットの普及に伴い、デジタル広告を活用してビジネスを展開する企業は増えています。

デジタル広告は閲覧数やクリック数などの広告による効果がデータ化しやすいため、これらのデータの管理や分析に特化した広告運用事務という職種が近年注目されています。 

用語やデータの特徴などある程度の専門知識は必要になりますが、広告の運用に関する知識はあらゆる業界でも活かせるため、学んでおいて損はありません。

こちらも在宅ワークOKの求人も多くあるため、職場に赴いて日本人の同僚とコミュニケーションをとる環境に不安を感じている方にもおすすめです。

ECサイト運用事務も、インターネットの普及に伴って需要が高まってきた職種です。

インターネットショッピングが一般的になったことで、多くの企業が自社製品のオンライン販売を導入するようになりました。 

また、サービスを提供する業態の企業でも、オンラインで会員登録をしたり申し込みをしたりできるものが増えています。

このようなECサイトの増加に伴って生まれたECサイト運用事務では、商品登録、受発注の対応、メールでの問い合わせ対応などをおこないます。  

インターネットを活用して海外市場に進出している日本企業も多く、外国語でのサイト運用を取り入れているところも少なくありません。

このような企業では、外国語での商品登録や海外顧客からの問い合わせ対応など語学力が求められる業務が多いです。

そのため、外国人の方を積極的に採用している企業も増えているので、語学力を活かして日本で働きたいと考えている方にもおすすめの職種といえます。

事務職というと、専門知識が必要なく、ルーティーンワークが多い印象を抱く方もいると思いますが、以上で説明したように、事務職の業務は様々です。

会社によっては、日々お客様に合わせた柔軟な仕事を求めるところもあるので、会社が求めるスキルなどは、募集要項等で確認してみるといいでしょう。

ここでは、各職種に共通して必要となるスキルをいくつか挙げます。

日本企業で外国人が事務職として就職した場合、日本語ともう1つの言語（母国語や英語、中国語など）で書類の作成やメール・電話対応をすることを求められることが多いです。  

業務の中では日本人に対しての書類やメール・電話対応も求められる可能性が高いため、かなり高度な日本語レベルが求められるでしょう。

また、事務職は他の社員と連携しながら仕事をする機会も多いので、基本的な日本語スキルだけでなく、日本のビジネスシーンに通用する丁寧な日本語などを求められることも多いです。

外国人に限らず、一般的な事務職ではパソコンスキルが求められることが多いです。

エクセルを使って見積書を作成しPDFに変換して出力したり、プレゼンテーションに使うスライドをパワーポイントを使ってまとめたりなど、基本的なビジネスで使うソフトを使いこなせるとアピールにつながります。

事務職が作成した書類や見積書に誤りがあれば、他部署やお客様に多大な迷惑をかけてしまいます。

当たり前ではありますが、書類の作成や整理をする際の作業の正確性は非常に重要視されます。

また、事務職には締め切りのある業務も多いため、作業のスピードを求められることも多いです。

事務職に就くためには、作業の正確性とスピードを高めましょう。

外国人の方が日本で働くためには、在留資格が必要です。

ここでは日本で生活する上で必ず理解しておく必要のある在留資格について解説します。

在留資格とは、外国人が日本に滞在する間、「ある活動を行うことができる」または「ある身分（または地位）の者として在留することができる」と定められた資格のことです。

日本で就職をする場合にはこの在留資格が必要で、外国人は自分の在留資格に定められた活動の仕事にのみ就くことができます。

日本での就職・転職を考えている外国人の方は、まず、自分の在留資格で許可されている職種や活動を確認してみましょう。

事務職として働くことが認められている在留資格は「技術・人文知識・国際業務」です。

「技術・人文知識・国際業務」には、ほとんどの文系・理系の知識を生かした職種が含まれ、通訳などの語学力を生かした仕事もこちらに含まれます。

法務省の発表によると、平成30年に在留資格「技術・人文知識・国際業務」を交付された外国人は41,510人にも上り、多くの外国人がこの在留資格を獲得しています。

在留資格「技術・人文知識・国際業務」を獲得するには、以下の要件を満たしていることが必要です。

・従事する職務内容と関連する科目を大学や専門学校で専攻していたこと

・日本人が従事する場合と同等以上の報酬を受け取ること  

また、留学生が在留資格「技術・人文知識・国際業務」を取得する場合は、在留中の素行も評価対象となるので注意しましょう。

在留資格「技術・人文知識・国際業務」では、自然科学や人文科学の分野に関連する技術や知識を必要とする職種に就くことができます。

例えば、「技術」ではシステムエンジニアや機械工学などの技術者、「人文知識」ではマーケティングやコンサルティング、「国際業務」では翻訳や通訳などの仕事が含まれます。

詳しい事例などについては法務省のHPにも掲載されていますので、自分が就きたい仕事が在留資格「技術・人文知識・国際業務」に当てはまるか気になる方は確認してみてください。

在留資格によって許可されている職種・業務が異なるため、転職することで在留資格の変更が必要になる場合もあります。

転職をする場合は、今の在留資格で転職先の業務に就くことができるのか確認しましょう。

在留資格を変更する際には、用意する書類も多く時間がかかります。  

正しく手続きを踏まなければ不法滞在となってしまうので、転職や就職を決めたら早めの対応が必要です。

こちらの記事で在留資格を変更する手順や必要な準備物を詳しく解説しているので、本記事と合わせてお役立てください。

▶︎外国人が転職した際に必要なビザの更新手続きのまとめ

慣れない外国での仕事探しに難しさを感じる方も多くいます。

ここでは外国人の方が日本で安心して仕事探しを進める上でおすすめの方法を3つご紹介します。

ハローワークは、正式名称を公共職業安定所といい、主に求職者に向けた職業紹介事業をおこなっています。

ハローワークでは、就労可能な在留資格を持っている外国人に向けた職業相談や求人紹介もおこなっていますので、日本で働きたい外国人の方は利用してみてもいいかもしれません。

外国人向けの就職・転職エージェントでは、外国人の就職・転職に詳しいアドバイザーとしっかり面談した上で、豊富な外国人向けの求人情報の中から自分に合った求人情報を紹介してもらえます。

求人情報からだけではわからない会社の雰囲気や求められている日本語レベル、実績などを詳しく教えてもらうことも可能ですので、より手厚いサポートを受けることができます。

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日本での就職・転職を成功させるためにも、ぜひご利用ください。

自分が外国人であるという強みを生かした就職・転職活動をするには、出身国に特化した求人サイトを活用するのも効果的です。

例えば、中国語が話せる方向けの求人サイト「TENJee」では、中国人や中国語を話せる方向けの求人情報を多数取り扱っています。

事務職に絞って求人情報を検索したり自分の日本語レベルや中国語レベルからお仕事を探したりすることもできますので、日本で働きたい中国人の方には特におすすめのサイトです。

事務職に限らず、外国人が日本で就職・転職を成功させるためには、外国人の就職に特化したサポートを受けられる外国人向けの就職・転職サービスを利用するといいでしょう。

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